Gestionar la información es un reto complejo en el que toda ayuda es poca. Evernote puede convertirse en tu agenda digital allá dónde estés. Guardar, organizar, recuperar y trabajar con tus ideas y otra información interesante, son pasos previos imprescindibles para crear contenido de calidad.
Cuando tienes en marcha un proyecto web, la organización es fundamental. Tienes que llevar a cabo una serie de procesos que, admitámoslo, no son la parte más divertida del asunto. Apuntar ideas, guardar enlaces, gestionar un calendario… ¡pero si tú sólo querías escribir y publicar!
Lo siento, nunca vas a poder prescindir de esa parte de documentación que va dando forma a tus mejores posts. Pero hay herramientas que te harán ese trabajo mucho más ligero, como Evernote.
Hoy vamos a hablar de:
La naturaleza de Evernote. Definiendo su buen uso
Evernote es una aplicación tanto de móvil como de escritorio que se enfoca a organizar. Con ella, puedes guardar notas de texto, de voz, imágenes, bocetos y archivos. Se trata de una herramienta con muchas posibilidades y adaptable al uso que cada uno quiera darle.
Esta libertad de uso que ofrece Evernote significa que no está enfocada hacia algo concreto, por ello somos nosotros los que tenemos que fijarnos nuestros objetivos. Sucede a menudo que la gente comienza a usarla sin rumbo, como «agenda de papel», anotando cosas de vez en cuando, sin tener claro para qué. Y así, muchos se cansan y la abandonan. A mí también me pasó en un principio.
Para evitar esto, vamos a pensar en Evernote como una caja en la que guardamos todo lo que nos interesa y en algún momento tal vez queramos rescatar. La particularidad que hace que este depósito de ideas no sea un enorme caos, es que sus elementos pueden ser etiquetados y sobre todo, buscados con gran facilidad. Vamos, que no tendrás que volverte loco para encontrar lo que quieres en cada momento.
Puedes guardar cosas en Evernote de forma directa, escribiendo en la plataforma, añadiéndole archivos, adjuntando enlaces o pasándole información filtrada por aplicaciones como Feedly y Pocket, lo que te garantizará un flujo de trabajo muy sólido.
En resumen, cada vez que piensas o ves algo que te interesa, un dato que quieres tener a buen recaudo o un concepto del que tirar para escribir un artículo, lo pasas a Evernote rápidamente y sigues con lo que estabas haciendo.
Evernote, más que una agenda común, podría ser la versión digital del clásico apuntar cosas sueltas en servilletas de papel. Quizá no es tan romántico, pero desde luego que es mucho más productivo.
Instalar Evernote
Para que Evernote nos sea realmente efectivo lo vamos a sincronizar en todos nuestros dispositivos. Así podremos trabajar en el ordenador con el material que nos enviemos desde el móvil o tablet y viceversa.
Hay que destacar aquí que la cuenta gratuita sólo permite sincronizar 2 dispositivos. Pero si necesitamos más, no pasa nada, porque podemos prescindir del cliente para PC o Mac y entrar vía web. La versión web es más simplificada, pero suficiente y además hay que valorar la comodidad de no tener otra aplicación abierta.
Así que nos registraremos, lo instalaremos en nuestros dispositivos y nos loguearemos.
Crear Notas
Al abrir Evernote, veremos una interfaz minimalista con varios iconos. El icono de «+» nos permitirá crear una nota nueva. En ella, podremos insertar un título y un texto, que formatearemos a nuestro gusto. Personalmente no uso Evernote para redactar, así que con alguna negrita de vez en cuando a fin de resaltar lo importante, me sobra.
A la hora de guardar imágenes o incorporarlas a una nota con más contenido, tenemos dos vías:
– Arrastrar el archivo desde nuestro escritorio o compartir en Evernote desde móvil.
– Para incorporar una imagen de la web, arrastrar también vale. Si da problemas, copiar y pegar siempre funcionará.
Si vas a guardar mucha información de otras webs, te recomiendo mucho instalar el Evernote WebClipper, un plugin que pone un botón en la barra de tu navegador para guardar contenido rápidamente. Con él, podrás agregar artículos enteros, párrafos sueltos o incluso capturas de pantalla. A mí tampoco me gusta llenar la barra del navegador de botones, pero en este caso vale la pena.
Así funciona el Webclipper de Evernote
Libretas y etiquetas, filtrando en Evernote
Una vez visto lo sencillo que resulta crear notas, vamos a ver 3 métodos que nos propone Evernote para organizarlas.
1. Libretas
Una libreta es un contenedor en el que agrupar varias notas. Por ejemplo, si tienes 3 blogs, uno sobre motor, uno sobre música y otro sobre cupcakes, puedes tener una libreta con ideas para cada uno. O puedes tener una libreta personal, otra de estudios y otra de trabajo. O una libreta para cada post que tienes pensado escribir, lo que mejor te venga.
2. Etiquetas
Las etiquetas, al igual que en la taxonomía de un blog, suponen una forma más flexible de categorizar y ayudar a las búsquedas. Lo mejor es que uses etiquetas temáticas y consistentes. Esto significa que conviene pensar primero qué tipo de contenidos guardarás y hacerte un esquema de las etiquetas que piensas usar. De este modo, podrás tener una etiqueta «redes sociales» que agrupe todo el contenido referente a ello, para no tener tus contenidos divididos en otras etiquetas similares que te puedan surgir sobre la marcha como «social media», «rrss», «marketing», «facebook», etc.
De todos modos, no te agobies con esto pues el buscador de Evernote también busca dentro del contenido de las notas e incluso tiene función de OCR para reconocer texto dentro de imágenes. Función esta última que viene muy bien a la hora de guardar fotos de flyers, tarjetas de presentación, libros, etc.
3. Atajos
Los atajos son la forma en que Evernote llama a los típicos favoritos. Mediante la estrella puedes marcar tus contenidos destacados para así acceder a ellos con un click.
A partir de aquí, tú decides
Como ya hemos mencionado, Evernote es una aplicación muy amplia. A nada que la eches un ojo, descubrirás opciones de las que no he hecho mención, entre ellas algunas orientadas a la productividad laboral.
Yo creo que la verdadera fuerza de Evernote reside en la función mucho más mundana pero efectiva de guardar cosas. Algo que cualquiera, ya sea blogger, trabaje en marketing o no, puede usar. Porque a todos nos viene la inspiración de repente y podemos grabar un mensaje de voz al momento y dejarlo en Evernote. O nos sucede que tenemos que organizar un viaje y queremos tener vuelos, hoteles, horarios y planos, todo bien junto en una misma libreta.
Las posibilidades con la aplicación son muchas y su integración con otras apps populares es sencilla. El servicio de automatización IFTTT cuenta con varias recetas de Evernote. Una muy popular es hacer que tus favoritos de Twitter se guarden automáticamente en Evernote.
¿A que no lo habías pensado?
Hasta aquí la introducción a este repositorio de información que es Evernote. Soy consciente de que es una aplicación bien conocida pero si tú, como yo, la has probado y te ha dado algo pereza, trata de ser más sistemático. Verás lo valioso que te resulta para guardar información importante, recuperarla en cualquier momento y trabajar con ella para obtener los mejores resultados.