Repensando la nota de prensa

Llevaba tiempo con ganas de reflexionar en torno a la nota de prensa, una herramienta fundamental de la comunicación todoterreno y que, pese a todo el buzz 2.0., no pasa de moda. Hoy, todos podemos enviar notas de prensa, independientemente de nuestra preparación para ello, lo cual puede ser un lastre para su eficacia. Lo he pensado y creo que el problema es que hay demasiada gente enviando notas de prensa sin recibirlas.

buzon de email

FOTO: Wilson Hui

No es ningún juego de palabras. La clave está en que todos recibimos correos que no nos sirven para nada. ¿Y por qué? Porque alguien lo ha enviado sin pensar en nosotros y nuestra circunstancia. Ponernos en la otra parte es fundamental para saber si lo estamos haciendo bien.

Tanto en mi experiencia trabajando en medios de comunicación, como siendo editor de varias webs en primera persona, recibo y he recibido toneladas de correo. Más del volumen viable para leer y poder extraer la información valiosa. Y créeme que es una pena. Cualquiera, desde quien trabaja en un periódico de gran tirada hasta quien escribe en un blog de cierto éxito, recibe una cantidad ingente de información. ¿Cuáles son pues las claves para una nota de prensa eficaz? Pensemos a la inversa, pongámonos en el papel del que la recibe.

Cut the Crap

Sé tan conciso como sea posible.
¿Hace falta decir esto a estas alturas? Pues parece que sí, yo aún recibo e-mails ladrillo que no hay quien se trague. Nadie tiene media hora para dedicarle a tu nota, ve al grano.

Pónselo fácil.
¿Cuál es tu objetivo? ¿Que te publiquen un evento en una agenda? Establece bien claro y al comienzo del texto esos datos imprescindibles, siempre de acuerdo al formato que use el medio en cuestión. Si esa persona va a tener que extraer fecha, precio, lugar, diseminados en un párrafo de texto de lo que para él es un evento más, no te va a «hacer el favor» de trabajar por ti. Si esa persona va a tener que hacer noticia con titular y tres sumarios, facilítale varios items de información. 

Aporta más información.
Los dos puntos anteriores no quieren decir que la comunicación se corte ahí. Siempre deberás incluir un enlace a web, red social, etc. en las que el destinatario va a poder ampliar la información si está muy interesado y por supuesto, contactarte de nuevo para solicitarte más datos de forma personalizada.

La barrera técnica

Huye de la complejidad técnica si no estás muy seguro de lo que haces.
Mala idea insertar HTML, intentar maquetaciones vistosas, etc. si no eres diseñador. Probablemente alguien acabe recibiendo una nota de prensa ilegible o de dudoso gusto. Si quieres darle vida a tus notas utiliza algún servicio fiable como MailChimp, pero aún si optas por esto, mantén el minimalismo. Quieres que tu información sea tomada en serio, no hacer un catalogo del Media Markt.

Piensa en el proceso.
¿Cuál crees que es es el destino de la mayoría de notas de prensa en texto? ¿Ctrl+C, Ctrl+V y a partir de ahí trabajar? ¡Bingo! Entonces, ¿aún crees que es una buena idea enviar esa información incrustada en un .pdf o incluso peor, en una imagen? Piensa en el ciclo de uso que quieres que esa información tenga y no lo entorpezcas, porque te aseguro que tiene que ser muy importante para que alguien que recibe decenas de mails se ponga a picar tu texto. Ni de broma adjuntes, vincula.

Piensa, analiza y piensa otra vez

Analiza el medio y el tipo de publicaciones que hace.
¿Es un medio que publica noticias? Envíale una nota de prensa que equilibre tu interés con el suyo. ¿Publica fotos de gran formato? No le envíes una tamaño cromo. ¿Es un repositorio de vídeos, ebooks, música… donde quieres que cuelguen tu obra? Envía justo lo que necesitan, en el formato que necesitan.

Analiza tu encaje en el medio.
Está muy extendida la idea de cuanto a más gente llegue algo, mejor. Terrible error, si a mi y a mi medio no nos interesa el heavy metal y recibimos correos de una banda de heavy metal, el único efecto posible es que cataloguemos a esa banda y a su responsable de prensa como indeseables. Más aún si por ejemplo mi medio opera en Bilbao y lo que recibo es información sobre los próximos conciertos en Zaragoza, de dicha banda. Enrique Dans era muy tajante al respecto de esto, reivindicando que como blogger no está interesado en que le metan en listas de correo de medios de comunicación: «Si una empresa me dice cosas que no me interesan cada vez que se comunica conmigo, procuraré no comunicarme con ella».

No al Spam.
Tal vez tú no estés muy concienciado con la publicidad intrusiva. A tu modo de ver, sólo quieres promocionar algo fruto de tu esfuerzo y un correo «no hace daño a nadie». Si todo el mundo piensa y actúa igual, imagina el desastre. No valen las excusas, escribe sólo a direcciones que te hayan dado expresamente o hayas recogido en apartados de contacto a ese fin. Y por supuesto, si piensas enviar correos regularmente, facilita darse de baja. No te voy a decir ya que la ley te obligue -que lo hace- , sino más bien que no vas a ganarte más que enemigos, y mala fama si no eres responsable en este aspecto.

Foto: Michael Hicks

Interesa, no seas interesado

No te mires el ombligo
Cuanto más profesional sea la persona que recibe tu nota de prensa, más placer va a encontrar en desmontar retóricas vacías, adjetivaciones absurdamente positivas y demás autobombo. Si el redactor se piensa que se la quieres colar, no te hará ningún bien.

Capta el interés
Se dice fácil ¿no? Siempre puedes intentarlo. Empieza desde el asunto, evitando un aburrido «Nota de prensa…». El límite lo pones tú pero acuérdate, siempre pensando en quién lo recibe. En el texto lo mismo, ¿qué debes resaltar para que tu información sobresalga sobre lo que pueden enviar otros y que además interese a ese medio y sus lectores?

Se creativo
La mayoría de las pautas dadas vienen de antiguo, pero ¿qué pasa con el mundo 2.0? Pues pasa que hemos roto la rigidez del medio y podemos crear híbridos, adjuntar enlace a un vídeo, hacer la nota de prensa menos intrusiva con un contacto previo via twitter, podemos hacerle un seguimiento mucho más fácil a nuestra información y participar activamente de su difusión posterior… Aquí ya nos meteríamos en terrenos más generales de marketing social para los que esta entrada se queda pequeña, pero quédate con la idea.

Como ves, son puntos bien obvios a nada que dediques 2 minutos a plantear qué es una nota de prensa, qué quieres conseguir tú con ella y por parte de quién lo quieres conseguir. Sin embargo todos tenemos experiencias negativas y frustrantes ya sea directamente por spam o por correos muy poco efectivos, incluso cuando son de áreas que nos interesan. Lo que enviamos tiene que tener la mayor utilidad posible para quien lo recibe, que es el que nos va a ayudar a difundirlo. En Reydefine.com estamos concienciados con esto y si te suscribes a nuestra newsletter reibirás contenidos de alta calidad y cero spam.

PD/súplica: Estamos en el siglo XXI y llevamos más de dos décadas de usar el e-mail a diario. Ya que alguno no se digna a escribir notas personalizadas, al menos es hora de aprender a usar ya el CCO en los e-mails.

FOTO: Ryan McFarland